Uluslararası müşteriler, tedarikçiler, sertifikasyon kuruluşları veya şirket merkezleri üretim tesislerinde düzenli olarak denetim gerçekleştirebilir.
Bu denetimlerde üretim süreçleri, kalite sistemleri, çalışma prosedürleri ve teknik dokümanlar ayrıntılı şekilde incelenebilir.
Denetçi ile yerel ekip aynı dili yeterli seviyede konuşmuyorsa profesyonel denetim tercümanı kullanılması iletişimin doğru yürütülmesi açısından önemlidir.
Denetim sırasında tercümanın görevi yalnızca konuşulanları çevirmek değil, tarafların mesajlarını tarafsız ve eksiksiz şekilde aktarmaktır.
Denetim Tercümanı Ne Yapar?
Denetim tercümanı, denetçiler ile şirket çalışanları arasındaki sözlü iletişimi sağlar.
Görev kapsamında şu çalışmalar bulunabilir:
- Açılış toplantıları
- Fabrika turları
- Üretim hattı incelemeleri
- Çalışan görüşmeleri
- Kalite kontrol toplantıları
- Prosedür açıklamaları
- Belge incelemeleri
- Teknik soru-cevap oturumları
- Kapanış toplantıları
- Düzeltici faaliyet görüşmeleri
Denetimin türüne göre tercümanın farklı departmanlarla gün boyunca birlikte çalışması gerekebilir.
Hangi Denetimlerde Tercüman Kullanılabilir?
Profesyonel sözlü tercüme desteği çok farklı denetim türlerinde kullanılabilir.
Örneğin:
- Tedarikçi denetimleri
- Müşteri denetimleri (audit)
- Kalite denetimleri
- Fabrika denetimleri
- Üretim süreç denetimleri
- Sosyal uygunluk denetimleri
- İş güvenliği denetimleri
- Teknik denetimler
- Sertifikasyon denetimleri
- Ön yeterlilik ziyaretleri
- Satın alma ekibi denetimleri
Her denetimin terminolojisi ve amacı farklı olabilir.
Bu nedenle tercümanın projenin kapsamı hakkında önceden bilgi sahibi olması önemlidir.
Denetim Tercümanında Tarafsızlık Neden Önemlidir?
Denetim tercümanının temel ilkelerinden biri tarafsızlıktır.
Tercüman şirket çalışanlarının verdiği cevabı değiştirmemeli veya daha olumlu göstermeye çalışmamalıdır.
Aynı şekilde denetçinin sorusunu da kendi yorumuyla değiştirmemelidir.
Görevi tarafların söylediklerini doğru şekilde aktarmaktır.
Bu özellikle denetim bulgularının veya uygunsuzlukların tartışıldığı bölümlerde çok önemlidir.
Teknik Terminolojiye Hazırlık
Denetimler sırasında yoğun teknik veya kalite terminolojisi kullanılabilir.
Üretim parametreleri, proses kontrolleri, hata oranları, kalibrasyon, izlenebilirlik veya kalite yönetimi gibi kavramlar gündeme gelebilir.
Bu nedenle tercüman mümkünse ilgili sektör veya denetim türü konusunda deneyimli olmalıdır.
Hazırlık için şu materyaller kullanılabilir:
- Denetim planı
- Kalite dokümanları
- Prosedürler
- Ürün katalogları
- Organizasyon şeması
- Teknik terminoloji
- Üretim akış şemaları
- Önceki denetim raporlarının ilgili bölümleri
Doküman İncelemelerinde Tercümanın Rolü
Denetçiler bazı belgeleri çalışanlarla birlikte inceleyebilir.
Bu durumda yazılı belgelerin tamamının anlık olarak çevrilmesi her zaman mümkün olmayabilir.
Ancak tercüman dokümanın belirli bölümleri hakkında sözlü açıklamaların çevrilmesine yardımcı olabilir.
Eğer denetim öncesinde belirli belgelerin resmi çevirisi gerekiyorsa bunların ayrıca yazılı tercüme sürecine alınması daha doğru olur.
Fabrika Turlarında Denetim Tercümanı
Denetimlerin önemli bölümü üretim sahasında gerçekleşebilir.
Denetçi üretim hattındaki çalışanlara doğrudan sorular sorabilir veya belirli süreçleri inceleyebilir.
Bu ortamda tercümanın hareket halinde çalışabilmesi gerekir.
Fabrikanın gürültü seviyesi, güvenlik prosedürleri ve kişisel koruyucu ekipman ihtiyacı önceden değerlendirilmelidir.
Tercümanın baret, güvenlik ayakkabısı veya koruyucu gözlük kullanması gerekiyorsa bu bilgi proje öncesinde verilmelidir.
Açılış Toplantısı
Denetimler çoğu zaman kısa bir açılış toplantısıyla başlar.
Bu toplantıda:
- Denetimin kapsamı
- Program
- Katılımcılar
- İncelenecek alanlar
- Çalışma yöntemi
açıklanabilir.
Tercümanın bu aşamadan itibaren tarafların aynı bilgiyi anladığından emin olacak şekilde doğru iletişim kurması önemlidir.
Kapanış Toplantısı
Kapanış toplantısı denetimin en önemli bölümlerinden biri olabilir.
Denetçi bulgularını ve varsa uygunsuzlukları açıklar.
Şirket temsilcileri de sorular sorabilir veya belirli konular hakkında açıklama yapabilir.
Bu görüşmede kullanılan ifadelerin hassas şekilde çevrilmesi gerekir.
Özellikle sayı, tarih, standart maddesi veya aksiyon süresi gibi ayrıntılar doğru aktarılmalıdır.
Denetim Gününde Çalışma Süresi
Audit programları yoğun olabilir.
Denetim sabah erken başlayabilir ve gün boyunca farklı departmanlarla görüşmeler yapılabilir.
Öğle arasında veya üretim sahasına geçiş sırasında bile teknik görüşmeler devam edebilir.
Bu nedenle teklif aşamasında yalnızca toplantı süresinin değil, denetimin toplam günlük programının paylaşılması gerekir.
Birden fazla gün süren denetimlerde çalışma planı ayrıca değerlendirilmelidir.
Gizlilik
Denetimler sırasında şirketin üretim yöntemleri, ticari verileri, müşteri bilgileri ve iç prosedürleri görülebilir.
Bu nedenle denetim tercümanının profesyonel gizlilik prensiplerine uygun çalışması önemlidir.
Gerekli durumlarda proje öncesinde gizlilik sözleşmesi düzenlenebilir.
Ankara ve Türkiye Genelinde Denetim Tercümanı
Ankara’daki üretim, teknoloji, mühendislik, savunma ve sanayi şirketlerinde gerçekleştirilen uluslararası denetimler için profesyonel tercüman desteği sağlanabilir.
Aynı şekilde Türkiye’nin farklı şehirlerindeki fabrikalar ve üretim tesislerinde gerçekleştirilen audit programları için de tercüman organizasyonu yapılabilir.
Projeye uygun tercüman seçilirken dil kombinasyonunun yanı sıra sektör ve teknik içerik de değerlendirilmelidir.
Denetim Tercümanı İçin Teklif Alırken Hangi Bilgiler Gerekir?
Teklif hazırlanabilmesi için şu bilgilerin paylaşılması yararlı olur:
- Denetim tarihi
- Şehir ve tesis
- Dil kombinasyonu
- Günlük çalışma saatleri
- Denetimin türü
- Şirketin faaliyet alanı
- Teknik konu
- Denetimin kaç gün süreceği
- Saha güvenliği gereksinimleri
- Varsa denetim planı
Bu bilgiler doğrultusunda proje için uygun tercüman profili belirlenebilir.
Uluslararası Denetimlerinizde İletişimi Şansa Bırakmayın
Denetim sırasında soruların ve cevapların yanlış anlaşılması hem zaman kaybına hem de gereksiz belirsizliklere yol açabilir.
Teknik terminolojiye hazırlanmış, tarafsız ve profesyonel bir denetim tercümanı sürecin daha düzenli ilerlemesine yardımcı olur.