Kısa cevap: Konferansın tek salonunda, bir kaynak dilden bir hedef dile sürekli simultane tercüme yapılacaksa genellikle iki kişilik ekip üzerinden planlamaya başlanır. Ancak “etkinliğim iki dilli, o hâlde iki tercüman yeter” sonucu her program için doğru değildir. Ekip sayısı, gerçekte hangi dil yönlerinin hangi saatlerde karşılanacağına göre belirlenir.
Bu rehber, Ankara’da veya Türkiye’nin başka bir şehrinde konferans, kongre, kurumsal toplantı ya da teknik eğitim hazırlayan organizatörler içindir. Aşağıdaki örnekler bütçe görüşmesine başlangıç sağlar; kesin ekip önerisi, güncel program ve dil ihtiyaçları değerlendirilerek hazırlanır.
Önce Dil Sayısını Değil, Dil Yönlerini Belirleyin
Teklif talebinde yalnızca “Türkçe–İngilizce” yazmak eksik bir tarif olabilir. Konuşmalar İngilizce yapılıp sadece Türkçeye mi aktarılacak? Türkçe sorular da İngilizceye çevrilecek mi? Moderatör, panelistler ve katılımcılar hangi dillerde söz alacak? Tek yönlü sunum ile iki yönlü panel aynı çalışma düzeni değildir.
- Konuşma dilleri: Sahnedeki ve salondaki kişiler hangi dillerde konuşacak?
- Dinleme dilleri: Katılımcılar hangi dillerde tercüme dinlemeli?
- Zamanlama: Bu dil yönleri tüm gün mü, yalnızca belirli oturumlarda mı gerekli?
Pratik bir başlangıç için programdaki her oturumun yanına konuşma dili, dinleme dili ve salon adını yazın. Bu kısa döküm, etkinliğin başlığından çok daha kullanışlı bir teklif girdisidir.
Sık Karşılaşılan Programlar İçin Ekip Örnekleri
Aşağıdaki sayılar belirli varsayımlarla verilmiştir. Salon, dil yönü veya çalışma süresi değiştiğinde teklif de yeniden değerlendirilmelidir. Bu liste otomatik hesaplayıcı yerine programı doğru tarif etmenize yardımcı olur.
1. Tek salon, İngilizceden Türkçeye sunumlar
Kesintisiz tek yönlü tercüme için iki tercüman genel başlangıçtır. Soru-cevapta Türkçe konuşulacaksa bu örneğin kapsamı değişir; ters yönü ayrıca belirtin.
2. Türkçe ve İngilizcenin karşılıklı kullanıldığı konferans
AIIC’nin ekip tablosu, iki dile karşılıklı tercümede üç tercüman öngörür; kısa veya genel konulu bazı toplantılarda, iki tercümanın da her iki dile çalışabildiği koşullarda sayı ikiye indirilebilir. Bu nedenle tam gün panel için iki kişilik ekibi otomatik varsaymayın.
3. İngilizce konuşmaların Türkçe ve Almancaya aktarılması
Tek konuşma dilinden iki ayrı dinleme diline kesintisiz aktarımda örnek başlangıç iki dil ekibi, toplam dört tercümandır. Bu örnek bütün dillerin karşılıklı konuşulduğu bir konferansla aynı değildir.
4. Aynı anda çalışan iki salon
Her iki salonda da aynı saatlerde İngilizceden Türkçeye kesintisiz tercüme varsa, ilk örnekteki iki kişilik ekibi iki salona paylaştıramazsınız. Bu varsayımla salon başına iki, toplam dört tercüman üzerinden görüşmeye başlanabilir. İki yönlü veya daha uzun programlar ayrıca değerlendirilir.
Konferansın Süresi ve Molalar Sayıyı Nasıl Etkiler?
Programı yalnızca “09.00–17.00” şeklinde göndermek yerine konuşmaların başlangıç ve bitişlerini, gerçek molaları, öğle aralarını ve ek oturumları gösterin. Sunumlar bittikten sonra yapılan panel, akşam toplantısı veya çalıştay da tercüme kapsamına girebilir. Bunları teklif sonrasında eklemek, mevcut ekibin çalışma düzenini değiştirebilir.
Kabin içinde mikrofon değişimi yapmak, programdaki molanın yerine geçmez. Uzayan oturumlarda “biraz daha devam ederiz” yaklaşımı yerine süre ve ek kapsamı önceden konuşmak daha sağlıklı bir plan sağlar. Yoğun teknik sunumlar için hazırlık dosyasının ne zaman hazır olacağını da belirtin.
Katılımcı Sayısı mı, Paralel Salon Sayısı mı Daha Önemli?
Katılımcı sayısı önemlidir; ancak tercüman sayısı için tek başına yeterli ölçü değildir. Aynı konuşmayı tek dil kanalından dinleyen 50 veya 500 kişi, otomatik olarak farklı sayıda tercüman gerektirmez. Buna karşılık, aynı anda farklı konuşmaların yapıldığı iki küçük salon ayrı dil desteğine ihtiyaç duyabilir.
Katılımcı sayısını teklif dosyasında yine de paylaşın: alıcı ve kulaklık miktarı, dağıtım masası ve teknik organizasyon bu bilgiden etkilenir. Tercüman ekibi, kabin ve dil kanalları ile dinleyici ekipmanı aynı bütçede ayrı kalemler olarak görünmelidir.
Çok Dilli ve Röleli Konferanslarda Ekip Nasıl Kurulur?
Üç veya daha fazla dilde “dil sayısı × iki” hesabı kesin sonuç vermez. Her konuşma dilinin hangi çıkış kanallarına aktarılacağını gösteren bir dil matrisi gerekir. Röle kullanılıyorsa bir kabinin çıktısı başka bir kabin için kaynak olur; bu akış ekip planında açıkça gösterilmelidir.
Organizatör açısından yararlı soru yalnızca “kaç kişi?” değildir: “Bu ekip, listedeki bütün konuşma dillerini bütün gerekli dinleme kanallarına aktarabiliyor mu?” sorusunun da yanıtı olmalıdır. Tercümanların dil kombinasyonları ve oturum dağılımı birlikte değerlendirilir.
Uzaktan veya Hibrit Etkinlik Daha Küçük Bir Ekip Anlamına Gelir mi?
Fiziksel salondan çevrim içi platforma geçmek, aynı anda karşılanacak dil yönlerini ortadan kaldırmaz. Örneğin iki çevrim içi oturum aynı saatlerde farklı konuşmalar yapıyorsa, aynı tercümanı ikisine birden atamak çözüm değildir. Uzaktan model; prova, teknik destek, platform kanalları ve devir yöntemini de teklif kapsamına ekler.
Yüz yüze ve uzaktan konuşmacıların bulunduğu hibrit programlarda her kaynağın sesinin tercümanlara nasıl ulaşacağı belirlenmelidir. Bu hazırlığı ekip sayısından bağımsız bir teknik ayrıntı gibi sona bırakmayın; birlikte planlayın.
İki Teklifi Karşılaştırırken Hangi Kalemlere Bakılmalı?
Aynı etkinlik başlığına verilen iki farklı fiyat, aynı hizmeti kapsamayabilir. Bir teklif yalnızca ana salonu, diğeri panel ve çalıştayları da içeriyor olabilir. Kişi başı fiyatı karşılaştırmadan önce aşağıdaki kapsamı yan yana kontrol edin.
- Tercüman sayısı, çalışma günleri ve hangi salonlarda görev yapılacağı
- Kaynak ve hedef diller; soru-cevapta gereken ters yön
- Kararlaştırılan oturum saatleri, molalar ve süre uzaması koşulları
- Kabin, konsol, alıcı, kulaklık, platform ve teknik operatör kapsamı
- Hazırlık ve prova; varsa seyahat, konaklama ve kayıt kullanımı
Daha iyi bir bütçe her zaman daha küçük bir ekip demek değildir. Gerçekten gerekmeyen bir dil kanalını kaldırmak, oturumları çakışmayacak biçimde düzenlemek veya aynı konuyu tek salonda toplamak kapsamı sadeleştirebilir. Bu değişiklikleri program ve katılımcı ihtiyacıyla birlikte değerlendirin.
Net Bir Ekip ve Fiyat Teklifi İçin Bize Ne Göndermelisiniz?
Taslak programınız varsa son hâlini beklemeden paylaşabilirsiniz. Henüz kesinleşmeyen bilgileri işaretleyin; teklifin hangi varsayımlara dayandığı açık kalsın. Ankara’daki konferansınız veya Türkiye’deki kurumsal etkinliğiniz için şu bilgileri birlikte değerlendirelim:
- Tarih ve yer: Şehir, mekân veya çevrim içi platform; gün sayısı ve saat dilimi.
- Program: Konuşma saatleri, molalar, paneller, çalıştaylar ve paralel salonlar.
- Dil yönleri: Kim hangi dilde konuşacak, kim hangi dilde dinlemeli?
- Konu ve belgeler: Sektör, teknik yoğunluk, sunumlar ve terminoloji dosyası.
- Teknik kapsam: Mevcut kabin ve ses sistemi, alıcı sayısı, prova ve kayıt planı.
- Karar takvimi: Teklifin gerektiği tarih, bekleyen onaylar ve değişebilecek oturumlar.
Simultane Tercüman Sayısı Hakkında Sık Sorulan Sorular
Toplantı sadece bir saat sürecekse tek tercüman yeter mi?
Kısa süre tek başına yeterli karar ölçütü değildir. İçerik, dil yönleri, hazırlık ve çalışma koşulları değerlendirilmeden tek kişilik ekip varsayılmamalıdır. Süreyi ve programı paylaşın; uygulanabilir düzeni birlikte belirleyelim.
Salonda yalnızca birkaç yabancı katılımcı varsa sayı azalır mı?
Aynı süre boyunca aynı konuşma akışının aktarılması gerekiyorsa az dinleyici olması işi kısaltmaz. Katılımcıların nerede oturacağı ve hangi dil desteğine ihtiyaç duyduğu ayrıca görüşülebilir.
Tercüman sayısı ile kabin sayısı aynı şey mi?
Hayır. Bir kabinde dönüşümlü çalışan birden fazla tercüman bulunabilir. Kabin sayısı, çıkış dilleri ve teknik kurulumla; ekip sayısı ise dil kapsamı ve iş yüküyle birlikte belirlenir.
Kongreye sonradan eklenen bir oturum mevcut ekiple karşılanabilir mi?
Bazen mümkün olabilir; ancak çakışma, toplam süre, konu ve dil yönleri kontrol edilmelidir. Oturum eklendiğinde programı güncelleyin ve ekip uygunluğunu yeniden teyit edin.